Входной контроль материально-технических ресурсов (МТР)

Решение «Автоматизация процессов входного контроля материально-технических ресурсов», разработанное компанией «Диджитал Дизайн», позволяет автоматизировать на базе Docsvision процесс входного контроля материально-технических ресурсов (МТР) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Использование решения позволяет контролировать соблюдение требований к уровню получаемой компанией продукции и своевременность работы с рекламациями, возникающими при приемке МТР. Применять его могут все подразделения компании, задействованные в процессе контроля.

Наиболее востребовано это решение будет для таких компаний как:

• Компании, осуществляющие производственную деятельность с использованием комплектующих, получаемых от подрядчиков.
• Компании, выполняющие строительно-монтажные работы с использованием полученных от поставщиков материалов.
• Компании, осуществляющие ремонт и эксплуатацию технических средств, заказ и установку узлов и деталей, изготовленных внешними организациями.

Решение «Автоматизация процессов входного контроля МТР», созданное на базе Docsvision, открывает перед компаниями следующие возможности:

• Ужесточаются и унифицируются процедуры входного контроля продукции.
• Снижается риск поставки на производство несоответствующих материально-технических ресурсов. Это может быть крайне важно в условиях, к примеру, гражданского строительства или эксплуатации технических средств, последствия выхода из строя которых могут быть катастрофическими.
• Автоматизация работы с рекламациями позволит наладить оперативную реализацию мероприятий по возврату несоответствующих материально-технических ресурсов поставщикам и сократить сроки ожидания поставки соответствующей продукции. Наличие мобильных рабочих мест позволит развернуть рабочие места контролеров входного контроля, например, на территории заводов-изготовителей МТР, что в итоге снизит процент отправляемого в адрес компании брака и повысит сроки поставки исправных МТР.

Решение «Автоматизация процессов входного контроля МТР» предназначено для автоматизации процессов в нескольких сферах входного контроля продукции:

• Входной контроль, осуществляемый в целях проверки качества получаемых МТР при их приемке на предприятиях-производителях.
• Приемочный контроль МТР, осуществляемый после транспортировки продукции, непосредственно в местах производства работ и промежуточного хранения продукции.
• Обеспечение своевременной работы с рекламациями и претензиями в адрес поставщиков и производителей продукции.

Основными задачами входного контроля, которые поддерживаются решением, являются:

Проверка соответствия количества, качества и комплектности, принимаемых МТР условиям поставки.

Контроль наличия необходимой сопроводительной документации в комплекте поставки.

Контроль сопутствующих параметров, таких как маркировка, упаковка, сроки поставки, выполнение условий договора поставки и т.д.

Составление актов приемки МТР с возможностью фиксации отклонений (количественных и качественных).

Основными задачами процесса работы с рекламациями, которые поддерживаются решением, являются:

Своевременное выставление рекламаций поставщикам и производителям по итогам прохождения входного контроля;

Ведение архива рекламаций и статистики обработки рекламаций по поставщикам;

Возможность использования материалов рекламационной работы в целях дальнейшей претензионно-исковой работы, которая также может быть автоматизирована на базе Docsvision.

На различных этапах осуществления процесса входного контроля МТР и работы с рекламациями решение «Автоматизация процессов входного контроля МТР» предоставляет широкий спектр возможностей.

Возможности для этапа приемки материально-технических ресурсов:

На этапе приемки МТР (как на предприятиях-производителях, так и на производственных площадках) решение позволяет:

• Вести учетные карточки принимаемых МТР;
• Автоматически формировать документы, сопровождающие входной контроль МТР, такие как:
  • журнал регистрации МТР, поступивших на входной контроль;
  • журнал учета результатов входного контроля МТР (с возможностью отбора записей за период и по параметрам);
  • акт приемки МТР по количеству;
  • акт приемки МТР по качеству.
  • карта входного контроля продукции;
  • маршрутная карта входного контроля продукции;
  • протоколы испытаний при входном контроле,

  В частности, фиксируется номенклатура товара, поступившего на входной контроль:

  Решение позволяет обеспечить хранение в учетных карточках МТР всех документов, сопровождающих поставку (товарных накладных, счетов-фактур, паспортов, сертификатов и т.д.), в электронном виде (т.е. скан-копии):

  В том числе возможно хранение фотографий принимаемых МТР:

  Вся информация, касающаяся входного контроля качества — результаты входного контроля, сопроводительная документация, рекламации и т.д. – фиксируется в учетных карточках МТР вместе с информацией о решениях, принятых по результатам входного контроля конкретных партий продукции (вид решения, ответственный, сроки исполнения, основание, контролирующий и т.д.):

  В решении также реализована возможность формирования реестров МТР на входном контроле, журналов и отчетности:

  Возможности для этапа создания и обработки рекламаций поставщикам:

  Процессы обработки рекламаций настраиваются в соответствии с принятыми в компании регламентами и требованиями. Рекламации можно создавать непосредственно из карточек МТР или независимо от них:

  • Возможность централизованного создания и регистрации рекламаций.
  • Установление связи рекламаций с документами входного контроля, договорного документооборота и официальной переписки.
  • Обеспечение доступа заинтересованных подразделений к базе рекламаций и информации об их статусе.
  • Контроль сроков выставления и обработки рекламаций.

  Возможности в части ведения отчетности:

  Решение "Автоматизация входного контроля МТР" даёт возможность построить следующие виды отчетов:

  • Отчет по просрочке этапов бизнес-процесса подачи рекламаций
  • Отчет по просроченным рекламациям
  • Статистический отчет по количеству МТР и результатам входного контроля в различных разрезах (например, по поставщику, приемщику, периоду и т.д.)
  • Любые (конкретный перечень уточняется на этапе проектирования) виды отчетов по МТР, которые могут быть построены на основании данных в карточках МТР. К примеру:
    • Отчет по гарантийным срокам МТР
    • Отчет по срокам хранения МТР

    Возможности в части уведомления пользователей:

    Решение предоставляет возможность в рамках исполнения бизнес-процесса создания и отработки рекламаций формировать автоматические уведомления по электронной почте:

    • при создании рекламации – ответственным за выполнение этапов;
    • при выполнении этапов – инициатору;
    • за Х дней до планового срока выполнения этапа – ответственному за выполнение;
    • в день планового срока и в каждый последующий день – ответственному и инициатору;
    • еженедельно – кураторам список всех просроченных этапов.
    Общие возможности решения

    Благодаря использованию современной платформы автоматизации документооборота Docsvision решение "Автоматизация входного контроля МТР" предоставляет широкие возможности для:

    • Ведения единого справочника поставщиков на основе справочника контрагентов.
    • Ведения единой библиотеки утвержденных нормативных документов проведения процедур входного контроля и шаблонов документов входного контроля.
    • Связи с общим документооборотом предприятия (договорная документация, официальная переписка с поставщиками).
    • Работы пользователей территориально-удаленных подразделений в единой сети.
    • Разграничения прав доступа.
    Архитектура решения

    Концептуально архитектура решения создана с целью объединения в одно рабочее пространство и сведения всех рабочих процессов к единой точке входа – информационной системе входного контроля МТР.

    В случае с крупными распределенными организациями, имеющими большое количество точек приема, учета и регистрации входящих МТР (к примеру, строительные площадки, склады временного хранения, карантинные склады и т.д.), существует возможность использовать многосерверную схему информационной системы – она предполагает использование кластеризации для достижения требуемых характеристик надежности, масштабируемости и производительности.

    Точная архитектура системы и конфигурация аппаратных средств разрабатывается в процессе проектирования решения в зависимости от индивидуальных особенностей инфраструктуры и бизнес-процессов заказчика.

    Интеграция с другими корпоративными системами

    Для наиболее эффективного использования решения «Автоматизация входного контроля МТР» в платформе электронного документооборота Docsvision «по умолчанию» предоставляются различные механизмы интеграции:

    • С каталогами Active Directory, включая возможности синхронизации учетных записей и данных пользователей.
    • С системой электронной почты Microsoft Exchange в части доставки уведомлений сотрудникам.
    • Механизм URL-адресации карточек документов.
    • Механизмы процессной интеграции:
    • Готовые шлюзы к различным корпоративным системам.
    • Мощный Workflow-сервер.

    Они могут использоваться для создания прочих интеграционных решений. В частности, можно обеспечить интеграцию системы с другими корпоративными системами, такими как:

    • Учетная система и система автоматизации склада (например, на базе 1С).
    • Системы автоматизации и управления производством.
    Мобильный доступ

    В рамках проекта внедрения решения «Автоматизация входного контроля МТР» дополнительно может быть разработано мобильное приложение, основной сценарий использования которого – это работа контролеров входного контроля на приемке, на удаленных площадках и складах.

    Мобильное приложение входного контроля МТР предназначено для:

    • Оперативного внесения информации по результатам проведения входного контроля продукции, поступающих на распределительные и приобъектные склады, базы, площадки хранения.
    • Мобильного доступа к подтверждающим документам, а также документам подсистемы нормативно-справочной информации.

    Приложение функционирует на базе мобильных операционных систем iOS/Google Android и предоставляет следующие основные возможности:

    • Авторизацию на сервере с возможностью ввода пары логин/пароль.
    • Внесение и хранение результатов входного контроля, включая работу в режиме отсутствия доступа к сети интернет (автономный режим).
    • Синхронизацию данных при возобновлении доступа к сети интернет.
    • Загрузку документов на мобильное устройство для автономного просмотра штатными средствами мобильной операционной системы. Формат документов: PDF, JPEG, DOCX, XLSX.
    О разработчике решения

    Разработчиком решения «Автоматизация процессов входного контроля материально-технических ресурсов» является золотой партнер компании Docsvision - компания «Диджитал Дизайн», одна из ведущих ИТ-компаний России, которая оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению мобильных решений, систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных решений, разработке ПО на заказ. С 1992 года экспертами Digital Design реализовано более 2 500 проектов для компаний, работающих в различных отраслях бизнеса: строительстве, торговле, страховании, транспорте, а также для государственных организаций. «Диджитал Дизайн» — обладатель многочисленных сертификатов качества (ISO 9001, SEI CMMI, EFQM). В настоящее время в компании работает около 500 высококвалифицированных специалистов. Представительства расположены в Санкт-Петербурге и Москве.

    📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎